5 porad jak przygotować raport
Tworząc raport staram się zawsze opierać o utarty schemat przygotowań. Wyrobione nawyki przyspieszają moją pracę, zwiększają przejrzystość, a także ułatwiają dalsze zarządzanie raportem na wypadek zmian. W tym artykule przedstawię 5 praktycznych porad, które ułatwią Ci tworzenie nowych raportów.
Przechowuj dane wsadowe oddzielnie
Tworząc raport często opiera się on o zewnętrzne dane wsadowe. Warto nie dokonywać na nich natychmiast operacji, a utworzyć dla nich osobne miejsce w arkuszu bez względu na to, czy jest to tabela wsadowa z PowerQuery, czy surowy plik płaski, z którego importujesz dane. Poprawi to przejrzystość Twojego pliku, a także pozwoli Ci na łatwe zarządzaniem układem danych. Potrzebna nowa kolumna? Bez problemu możesz ją dodać. Czy zmienił się układ danych? Nie popsuje to szyku Twojego raportu.
Przygotuj kartę techniczną
O karcie technicznej wspominałem już tutaj. Posiadanie karty technicznej pozwoli Ci na łatwe sprawdzenie kompletności i poprawności danych, a także pozwoli na zebranie najważniejszych współczynników w jedno wspólne miejsce. Poprawi to zdecydowanie łatwość zarządzania plikiem.
Zdefiniuj cel każdej z zakładek
Uszeregowanie zakładek ze względu na ich cel poprawi przejrzystość raportu. Dodatkowo możesz je oznaczyć różnymi kolorami, np. arkusze z danymi oznacz na niebiesko, arkusze z obliczeniami na pomarańczowo, natomiast arkusz zmiennych na fioletowo. Celowo unikam wskazywania kolorów żółtego, zielonego czy czerwonego (chyba, że są to kolory firmowe [tzw. brandowe]) – są one sugestywne i natychmiast zwracają uwagę. Pogrupowanie odpowiednio zakładek pozwoli Ci na utrzymanie porządku w pliku, a także ułatwi innym użytkownikom zrozumienie logiki w jakiej został utworzony Twój raport.
Dodaj instrukcje
Nieważne jak bardzo się starałem opracowując logikę raportu zawsze dodaję instrukcję. To, że opracowałem raport nie oznacza, że każdy z góry zrozumie logikę działań wykonywanych w pliku. Dodanie instrukcji ułatwi użytkownikom adaptację do Twojego raportu, a także ograniczy ilość pytań od Twoich odbiorców.
Zadbaj o spójne formatowanie
Spójne formatowanie pliku wpływa na satysfakcję odbiorcy. Dostosowanie raportu do kolorystyki firmowej wygląda profesjonalnie, a także poprawi przejrzystość raportu. Użytkownicy z organizacji znając firmową paletę kolorów powinni jeszcze łatwiej nadążyć za logiką w raporcie. Zarezerwowanie kolorów dla konkretnych wskaźników natychmiastowo przyciągnie uwagę do najważniejszych części raportu co poprawi odbiór użytkowników.
Podsumowanie
W artykule opisałem 5 sposobów, które pozytywnie wpłyną na przygotowanie Twojego raportu. Omówiłem opracowanie danych wsadowych, koncepcję rozdziału zakładek ze względu na ich cel, przygotowanie karty technicznej, wagę dodania instrukcji, a także wpływ dbałości o spójne formatowanie.