5 prostych trików excelowych, których warto używać
Excel jest jednym z narzędzi, których używam na co dzień do wykonywania mniej lub bardziej zaawansowanych obliczeń, czy też do budowania poszczególnych raportów dla użytkowników biznesowych. Jak łatwo usprawnić swoją pracę z wykorzystaniem Excela? Z artykułu dowiesz się:
-
Jak ustawić automatyczne drukowanie nagłówków?
-
Jak szybko przekonwertować wartości liczbowe na procentowe?
-
Jak szybko przefiltrować dane?
-
Jak dodać skróty do paska szybkiego dostępu?
-
Jak zamrozić pierwszy wiersz z nagłówkami?
Jak ustawić automatyczne drukowanie nagłówków?
Kiedy posiadamy tabelę, której nie możemy wydrukować na jednej stronie warto wykorzystać w tym celu nazwane zasięgi. Po zaznaczeniu wiersza, który chcemy zawsze drukować wystarczy wpisać nazwę zasięgu 'print_titles’ jak na zrzucie poniżej.
Przyjrzyjmy się teraz podglądowi wydruku. Zaznaczyliśmy opcję drukowania całego aktywnego arkusza i po przełączeniu na drugą stronę wydruku widać na podglądzie, że nasze nagłówki również zostaną wydrukowane. Proste prawda?
Jak szybko przekonwertować wartości liczbowe na procentowe?
Kolejnym rozwiązaniem jest szybka konwersja wartości liczbowych na procentowe. Przyjrzyjmy się poniższemu przykładowi. Mamy zbiór produktów i przypisaną do nich wysokość marży wyrażoną w liczbach całkowitych. Kiedy po prostu zaznaczymy komórkę i w polu formatowania klikniemy wartości procentowe to liczba 13 zamieni się w 1300%. Nic w tym złego, ponieważ Excel wykonał nasze polecenie poprawnie, w końcu 1 = 100%. Jak więc zamienić 13 w 13%, a także pozostałe liczby w prosty sposób?
Z pomocą przychodzi kopiowanie i wklejanie specjalne. Wpiszmy w dowolnej komórce wartość 1%, a następnie kliknijmy kopiuj (lub CTRL+C). Następnym krokiem będzie zaznaczenie komórek, które chcemy przekonwertować na wartości procentowe. Po zaznaczeniu komórek klikamy na nie prawym przyciskiem i z menu wybieram Paste Special, czyli wklejanie specjalne. Wywoła to menu kontekstowe, w którym wybieramy opcję Multiply, co oznacza przemnożenie kopiowanej wartości przez zaznaczone wartości. Następnie klikamy OK i nasze rozwiązanie jest już gotowe.
Jak szybko przefiltrować dane?
Filtrowanie tabel z dużą ilością danych może być uciążliwe dla niektórych użytkowników. Jak zatem łatwo i szybko przefiltrować dane w tabeli? Weźmy poniższy przykład. Mamy tabelę zawierającą około 120 tysięcy rekordów sprzedaży.
Przypuśćmy, że chcemy przefiltrować kolumnę CountryName i wybrać z niej tylko Stany Zjednoczone. Wystarczy więc kliknąć prawy przyciskiem na jedną z komórek z wartością United States, a następnie wybrać z menu kolejno Filter oraz Filter by Selected Cell’s Value (skróty klawiszowe E + V).
W efekcie nasza tabela została przefiltrowana w kolumnie CountryName do wartości United States.
Jak dodać skróty do paska szybkiego dostępu?
Excel posiada wiele funkcji, które ukryte są pod konkretnymi wstążkami. Jeśli niektóre z funkcji wykorzystujemy dostatecznie często to warto ustawić naszą wstążkę tak, aby najczęściej używane funkcje były dostępne od ręki. Z pomocą przychodzi wtedy pasek szybkiego dostępu, który możemy dostosować do swoich potrzeb. Przypuśćmy, że bardzo często tworzymy tabele przestawne, aby dokonywać analizy naszych zbiorów danych. Aby utworzyć tabelę przestawną musimy udać się do wstążki Insert i wybrać z niej Pivot Table (tabela przestawna). Zawsze warto oszczędzić sobie te kilka kliknięć i dodać tę funkcję to paska szybkiego dostępu. Wystarczy kliknąć na daną funkcję na wstążce i wybrać Add to Quick Access Toolbar.
Po wybraniu funkcji i dodaniu jej do paska szybkiego dostępu nasza funkcja zostanie dodana do górnego paska tak jak na poniższym zrzucie ekranu. Teraz potrzebujesz tylko jednego kliknięcia, aby dodać np. tabelę przestawną bez zbędnego wyszukiwania tej funkcji we wstążce.
Jak zamrozić pierwszy wiersz z nagłówkami?
Przeglądanie dużych tabel może być uciążliwe jeśli arkusz nie jest sformatowany jako tabela tylko surowe dane. Przewijanie ekranu w dół powoduje, że znikają górne wartości, a my możemy zapomnieć co dany nagłówek oznaczał. Jak więc zamrozić nagłówki aby nie przewijały się razem z pozostałymi komórkami? Z pomocą przychodzi funkcja Freeze Panes. Wystarczy iść do wstążki View (Widok) i wybrać opcję Freeze Panes, a następnie Freeze Top Row. Dzięki temu możemy teraz swobodnie przewijać arkusz w dół, a nagłówki pozostaną widoczne.
Podsumowanie
W artykule opisałem 5 prostych Excelowych funkcjonalności:
-
Ustawienie automatycznego drukowania nagłówków;
-
Konwersję wartości liczbowych na procentowe z użyciem wklejania specjalnego;
-
Filtrowanie danych za pomocą dwóch kliknięć;
-
Korzystanie z paska szybkiego dostępu;
-
Zamrożenie nagłówków w niesformatowanej tabeli.