Dobre praktyki w implementacji nowej platformy raportowania
Power BI staje się coraz bardziej popularny, co przekłada się na coraz większą liczbę organizacji, które chcą zmienić obecną platformę raportowania na tę opartą o Business Intelligence. Jednakże sukces takiej migracji niestety nie zależy od narzędzi oferowanych przez Power BI. Najważniejsze to zaadaptować Power BI z sukcesem dla organizacji. W sieci znajdziesz wiele artykułów dotyczących wdrażania raportowania w oparciu o Power BI.
Celem tego artykułu nie będzie przedstawienie planu adaptacji i wprowadzenia Power BI jako platformy raportowania, ponieważ istnieje już wiele źródeł wprowadzających w tę tematykę i jest to długi i kompleksowy proces. Celem tego artykułu będzie omówienie doświadczeń związanych z przejściem użytkowników biznesowych ze starej platformy do raportowania na Power BI. Mam nadzieję, że pomoże Ci to, jeśli planujesz zastąpić swoje rozwiązanie raportowe wprowadzeniem Power BI. Istnieją pewne kroki, które możesz podjąć, aby poprawić doświadczenia użytkowników biznesowych z Power BI.
Nie próbuj naprawić czegoś, co nie jest zepsute
Aktualny system raportowania przeszedł z pewnością wiele iteracji zanim został doprowadzony do obecnego stanu. Wiąże się to nie tylko z logiką biznesową, ale także dostępnością informacji i sposobu ich prezentacji w raportach. Tworząc nowe raporty w Power BI nie staraj się tworzyć wszystkich raportów od zera. Postaraj się odtworzyć rozwiązania, które są już dostępne w jak największym stopniu. Z początku może to nie być do końca czytelne (np. przełożenie dużej tabeli czy matrycy zamiast wykresów), ale gdy wprowadzisz coś innowacyjnego w ciągu jednego dnia użytkownicy mogą mieć wyzwania związane z adaptacją do nowej zmiany. Daj im to, do czego przywykli. Będzie to pierwszy krok w zmianie systemu raportowania, ponieważ jeszcze przyjdzie czas na zmiany.
Zrozum, w jaki sposób dane z raportów są przetwarzane
Czasem możesz nie rozumieć sposobu interpretacji raportu dopóki nie porozmawiasz z jego użytkownikami. Możliwe, że muszą oni dokonywać własnych obliczeń przetwarzając dane z obecnych raportów. Często widziałem, że użytkownicy na podstawie danych z raportów tworzyli kolejne, wykorzystywane do dalszej analizy. Czasem mają też swój sposób przechodzenia przez metryki w raporcie. Postaraj się im pomóc przygotowując te dalsze kroki w Power BI. W późniejszym czasie może dojść do sytuacji, gdzie użytkownicy przestaną przetwarzać dane z raportu, a ostatecznie skupią się na tym, co zostało przygotowane dla nich w Twoim dashboardzie. Jest to powolny proces zmiany nawyków.
Monitoruj odwiedziny raportów
Wykorzystując Power BI Admin portal jesteś w stanie przeglądać statystyki wyświetleń. Jeśli poprzednie kroki zostały wykonane poprawnie, to zapewne zauważysz coraz większe wykorzystanie z góry obliczonych przez Ciebie metryk zamiast przeglądania danych służących za źródło do kolejnych raportów. Jeśli tak nie jest to zawsze zalecam spotkanie z użytkownikami biznesowymi w celu omówienia ich potrzeb. Co jeśli użytkownicy wolą powracać do starych raportów? Wtedy wystarczy zebrać opinię odnośnie dodatkowych zmian potrzebnych do wprowadzenia w nowym raportowaniu. Jest to długi i kompleksowy proces, który wymaga iteracji w celu poprawy jakości.
Przeprowadź warsztaty
Nieważne jak dobrze wygląda i jak elastyczny jest Twój raport, jeśli użytkownicy biznesowi nie są w stanie wyciągnąć z niego potrzebnych informacji. W większości przypadków problemem nie jest to, że raport nie zawiera danych informacji, lecz to że użytkownicy nie wiedzą jak je wyciągnąć, co jest związane z niezrozumieniem działania raportu. Przeprowadź warsztaty ze swoimi użytkownikami i pokaż im jak działa raport, a także jak wyciągać z niego odpowiednie dane lub uzyskiwać odpowiedzi na pytania.
Bądź proaktywny w stosunku do ograniczeń i zapewniaj alternatywne rozwiązania
Kiedy użytkownicy biznesowi zmieniają platformę to najczęściej porównują jak zwykli wykonywać pewne procesy przy wykorzystaniu starej i nowej platformy. Pomóż użytkownikom wykonać takie porównanie i naucz ich w czasie warsztatów jak uzyskać wymagane rozwiązania za pomocą funkcjonalności oferowanych przez Power BI. Jeśli takie rozwiązania nie są możliwe do zmigrowania to zaproponuj rozwiązania zastępcze.
Edukacja użytkowników
Nie można przeprowadzić implementacji bez odpowiedniej edukacji użytkowników. Pamiętaj, aby przeprowadzić odpowiedni trening na różnych poziomach organizacji, aby wyedukować użytkowników w korzystaniu z raportów. To bardzo ważne w ocenie powodzenia implementacji.
Poniżej krótki opis odbiorców:
- Użytkownicy biznesowi – osoby, które nie tworzą raportów. Ich praca polega na odbiorze gotowego raportu i analizie danych w nim zawartych. Ich edukacja powinna dotyczyć obsługi raportów i sposobu dzielenia się wnioskami. Kadra zarządzająca jest dobrym przykładem użytkownika biznesowego.
- Deweloperzy – użytkownicy, którzy tworzą raporty/modele danych dla użytkowników biznesowych. Są to osoby, które piszą zapytania M, budują modele czy też miary obliczeniowe DAX. Wymagają zaawansowanego treningu dotyczącego modelowania danych, DAX czy wykorzystania dodatkowych narzędzi.
- Administratorzy Power BI – użytkownicy, którzy zajmują się administrowaniem obszarem sieciowym Power BI. Jest to bardzo wąska grupa, która wymaga edukacji w zakresie administrowania obszarem roboczym, odświeżaniem danych, nadawaniem uprawnień.
Na podstawie powyższych kategorii można zorganizować odpowiednio skategoryzowane szkolenia. Podczas treningu staraj się korzystać z danych faktycznych lub zbliżonych. Wykorzystanie use case’ów sprawia, że trening jest o wiele bardziej interesujący.
Zidentyfikuj użytkowników wiodących (Super Users)
W każdej grupie będziesz w stanie zidentyfikować użytkowników, którzy o wiele łatwiej przyswajają nowe rozwiązania i adaptują się do nowego rozwiązania szybciej niż inni użytkownicy. Nazywamy ich użytkownikami wiodącymi. Postaraj się ich wyłonić z każdej z grup i skup się na intensyfikacji działań na podstawie ich wniosków. Kiedy zostaną oni poprawnie wyedukowani będą w stanie pomóc innym użytkownikom w swojej grupie. Innymi słowy będą pierwszą linią kontaktu w przypadku ewentualnych pytań dotyczących Powe BI. Użytkownicy biznesowi często czują się bardziej komfortowo jeśli mogą zapytać o coś kolegę z zespołu niż dewelopera czy IT.
Jeśli znasz dodatkowe rozwiązania, które mogą pomóc w szybszej adaptacji do nowej platformy raportowej podziel się nimi w komentarzach.