Wykres, albo matryca Gantta jest narzędziem wspierającym zarządzanie projektami i służy do planowania oraz mierzenia postępu projektów różnej wielkości. Matryce Gantta są bardzo przydatne szczególnie w kompleksowych projektach. Polegają one na przełożeniu aktywności na wykresy kolumnowe rozłożone w czasie, pokazując przy tym czas rozpoczęcia i zakończenia aktywności, a także statusów danych akcji. Są one przydatne, jeśli w projekcie bierze udział większa grupa, a zadania są od siebie zależne. Matryce Gantta są często udostępniane w zewnętrznych narzędziach, których przeznaczenie jest ukierunkowane stricte pod zarządzanie projektami. Poniżej pokażę Ci jak z wykorzystaniem Excela możesz wykonać taką matrycę samodzielnie.

Pierwszym krokiem w tworzeniu matrycy Gantta jest zdefiniowanie czasu projektu, a także statusów, które będą definiowały postęp prac. W poniższym przykładzie czas projektu jest mierzony w numerach tygodni, a pod numerem tygodnia informacyjnie znajduje się data pierwszego dnia tego tygodnia. Załóżmy, że mój projekt rozpoczyna się 03.05.2021, więc w kolejnych kolumnach wystarczyło utworzyć formułę =F9+7, aby dodać 7 dni dla każdej następnej kolumny. Numery tygodnia utworzyłem za pomocą formuły =WEEKNUM(F9). Następnie zdefiniowałem statusy jakimi chcę się posługiwać. Dla czynności, które zostały zaplanowane, ale jeszcze się nie rozpoczęły wybrałem status planned (skrót „p”). Akcje, które są w trakcie wykonywania oznaczyłem statusem on track (skrót „o”). Dla czynności, które są wykonane utworzyłem status complete (skrót „c”), natomiast czynności opóźnione oznaczyłem jako delayed (skrót „d”). Pamiętaj, że to jakie wykorzystasz statusy zależy tylko i wyłącznie od Twoich potrzeb. Kolejnym krokiem było nadanie statusom odpowiednich kolorów, aby utworzyć legendę. Następnie utworzyłem listę akcji do wykonania i całość sformatowałem do widoku tabeli, którą zobaczysz na zrzucie ekranu poniżej.

Mając wylistowane akcje, zdefiniowaną legendę oraz czas projektu przeszedłem do wypełnienia matrycy. Od tej pory komórki wewnątrz tabeli będą oznaczać jednostki czasu potrzebne do wykonania danej akcji. Kierując się tą metodą oznaczyłem odpowiednimi statusami akcje dziejące się w danych tygodniach. Poniższy zrzut ekranu przedstawia wypełnioną matrycę. Nie wygląda intuicyjnie prawda? Przejdźmy zatem do wypełnienia odpowiednimi kolorami. Nie chcemy za każdym razem zmieniać koloru ręcznie.

Wykorzystując opcję formatowania warunkowego (Conditional Formatting) możemy zdefiniować zbiór zasad, według których komórki będą zmieniały swoje formatowanie. Formatowanie warunkowe znajdziesz we wstążce Home. Excel oferuje z góry zdefiniowany zbiór zasad i formatowań takich jak oznaczanie duplikatów, wypełnienie kolorem (temperatura), czy też ikonami lub wykresami. My wykorzystamy zasady definiowane przez użytkownika.

Każdą zasadę definiującą status musimy utworzyć oddzielnie. Najpierw zaznacz wnętrze tabeli, ponieważ to ono będzie objęte zmianą, a następnie kliknij Conditional Formatting > New Rule. Wykorzystamy typ zasady (rule type) jako własną formułę (Use a formula to determine which cells to format). Mając wcześniej zaznaczoną całą tabelę wystarczy, że wpiszemy =F10=”p”. Co to oznacza? To znaczy, że jeśli w polu F10 (celowo nie blokowałem zasięgu, aby objął całą tabelę) wartość komórki będzie równa „p” to nasza komórka zostanie sformatowana jak w podglądzie (Preview). Klikając klawisz „Format” możemy sami zdefiniować kolory i obramowanie jakich chcemy użyć. Ja dla wartości zaplanowanych zdecydowałem się na wypełnienie komórki i zmianę koloru czcionki na kolor niebieski, tak aby nie było widać wpisanego tekstu.

Następnie powieliłem powyższy krok dla pozostałych statusów. Poniższy zrzut obrazuje jak wyglądają moje zasady formatowania warunkowego. Do menedżera formatowania warunkowego możemy się dostać klikając Conditional Formatting > Manage Rules.

Od teraz wpisując w komórkę wartość zgodną ze zdefiniowanymi statusami moje komórki automatycznie zmienią swoją kolorystykę tworząc matrycę Gantta. Jest to przejrzyste przedstawienie aktualnego statusu projektu, a także łatwy sposób na zarządzanie zmianą, ponieważ wystarczy zmienić wartość komórki, np. z „o” na „c”, aby zmienić status danej aktywności.

W dzisiejszym artykule odpowiedziałem na następujące pytania: