W ostatnim wpisie dotyczącym Power BI pisałem o utrzymywaniu porządku i organizacji za pomocą folderów miar. Dziś nieco więcej o utrzymywaniu porządku w arkuszu Excel’owym. Wyobraźmy sobie dashboard bądź obszerny raport, który prezentuje dane w wielu arkuszach, często od siebie wzajemnie zależnych. Do tego w formułach posługujemy się wieloma współczynnikami, które mają wpływ na przeliczenia, a raport ze względu na rodzaj rozwiązania ma korzystać z kilku scenariuszy zdarzeń wybranych przez użytkownika. Jak się w tym wszystkim nie pogubić? Z pomocą przychodzi prowadzenie karty technicznej. Karta techniczna to świetny sposób na organizację arkusza, wprowadzanie najważniejszych współczynników do przeliczeń, a także sprawdzenia, czy dane zawarte w raporcie są poprawne. Dbałość o jakość danych jest bardzo ważna stąd dziś przedstawię kilka sposobów na uporządkowanie naszego pliku i wykorzystania karty technicznej.

Jeśli w formułach wykorzystujesz powtarzające się współczynniki, to zamiast wprowadzać je w kilku miejscach, możemy posłużyć się odwołaniem do jednej komórki w naszej karcie technicznej. Zmiana współczynnika spowoduje zmianę we wszystkich formułach naraz. Co więcej warto nazwać nasz współczynnik, lub cały zasięg wykorzystywany w formule. Dzięki temu zabiegowi nasze formuły będą o wiele bardziej czytelne co jest dodatkowym atutem, gdyż zarządzanie zmianą staje się o wiele łatwiejsze, a użytkownik podejmujący dalszą pracę nad rozwiązaniem o wiele szybciej zrozumie zależności zachodzące w logice raportu.

Jeśli raport zawiera wiele kart, prezentujących podobne dane, np. w jednym arkuszu prezentujemy dane produkcyjne per pracownik, gdzie w następnym te same dane agregujemy do poziomu zespołu, to idealnym rozwiązaniem będzie utworzenie w karcie technicznej tabeli sum. W ten sposób wystarczy wprowadzić sumy z każdego arkusza, a następnie wprowadzić sprawdzenie typu [Suma produkcji indywidualnej pracowników zespołu A] = [Suma produkcji zespołu A w tabeli zespołów]. Dodatkowo, aby zyskać na przejrzystości możemy wykorzystać formatowanie warunkowe i w przypadku wartości FALSE oznaczyć ją kolorem czerwonym, a w przypadku TRUE kolorem zielonym. W ten sposób po otwarciu raportu i odświeżeniu danych, na pierwszy rzut oka będziemy wiedzieć czy wszystkie dane są poprawne.

Jakie są metody, które stosujecie, aby zabezpieczyć jakość danych prezentowanych w raportach? Zapraszam do dyskusji w komentarzach.