Walidacja danych
Walidacja danych w Excelu (data validation) używana jest, aby kontrolować dane wprowadzane do arkusza przez innych użytkowników. Znajdziesz ją na wstążce dane (Data). Przykładem może być zablokowanie komórki przed wprowadzaniem daty innej niż interwał 30 dni, lub obwarowanie, że komentarz ma nie więcej niż 100 znaków. Walidacja danych pozwala także na dostosowanie wiadomości z instrukcją, jaki rodzaj danych może być wprowadzony w komórkę. Funkcja walidacji danych pozwala także na dostosowanie komunikatu zwrotnego w przypadku wprowadzenia przez użytkownika niepoprawnych wartości. Wyróżniamy 3 rodzaje komunikatów.
-
Stop – nie pozwala wprowadzić użytkownikowi podanej wartości, zawiera opcje: retry / cancel;
-
Warning – uprzedza użytkownika, że wprowadzone dane są niepoprawne, zawiera 3 opcje: yes (akceptuje niepoprawne dane mimo to), no (popraw dane), cancel (anuluj);
-
Information – informuje użytkownika, że wprowadzone dane są niepoprawne, jednak w żaden sposób nie powstrzymuje użytkownika. Posiada dwie możliwości: ok, aby zaakceptować, oraz cancel, aby anulować.
Jakie są możliwości wprowadzania danych?
Poniżej lista zasad walidacji danych:
-
Dowolna wartość (any value) – domyślnie ustawiona dla całego arkusza, pozwala na wprowadzanie dowolnych wartości w komórki;
-
Liczba całkowita (whole number) – pozwala na wprowadzanie tylko liczb całkowity (z możliwością obwarowania zakresu tych liczb);
-
Liczba dziesiętna (decimal) – pozwala na wprowadzanie liczb z rozwinięciami dziesiętnymi (z możliwością obwarowania zakresu tych liczb);
-
Lista (list) – pozwala na wprowadzanie danych z predefiniowanej listy. Dodatkowo użytkownik ma możliwość skorzystania z rozwijalnej listy wyboru w komórce, lub może sam wprowadzić wartość (oczywiście zgodną z listą). Lista może być zdefiniowana poprzez zakres komórek, formułę, lub też nazwany zasięg;
-
Data (date) – pozwala na wprowadzanie tylko dat (z możliwością obwarowania zakresu);
-
Czas (time) – pozwala na wprowadzanie tylko czasu (z możliwością obwarowania zakresu);
-
Niestandardowe (custom) – walidacja danych dokonuje się na podstawie formuły. Niestandardowa opcja pozwala na wprowadzanie wymyślnych zasad zgodnie z potrzebami użytkowników.
Poniżej znajdziesz przykłady niestandardowych formuł używanych w walidacji danych:
-
Wprowadź 5 znaków i ciąg musi zaczynać się od „a”
=AND(LEFT(A1)="a",LEN(A1)=5)
-
Wprowadź datę w przeciągu 30 dni od dziś
=AND(A1>TODAY(),A1<=(TODAY()+30))
-
Wprowadź tylko unikatowe wartości
=COUNTIF(range,A1)<2
-
Wprowadź tylko adresy e-mail
=ISUMBER(FIND("@",A1)
Po zaaplikowaniu walidacji danych mamy także możliwość zakreślenia błędnych danych. Po uruchomieniu tej opcji Excel automatycznie zakreśli czerwonym kołem komórki, w których wprowadzono błędne dane.
Zachęcam do dzielenia się w komentarzach innymi niestandardowymi formami używania walidacji danych.