Funkcje wyszukiwania stanowią podstawę pracy w Excelu. Często również są przedmiotem testów znajomości Excela na rozmowach kwalifikacyjnych. Wśród podstawowych funkcji wyszukiwania wyróżniamy wyszukaj.pionowo (VLOOKUP) oraz wyszukaj.poziomo (HLOOKUP). O innej formie wyszukiwania wspominałem przy okazji wpisu o INDEX/MATCH.

Vlookup jest funkcją, której celem jest wyszukiwanie danych w tabeli zorganizowanej pionowo. Pozwala ona wyszukiwać dokładnych wyników, a także podobnych z wykorzystaniem '*’. Szukane wartości muszą znajdować się w pierwszej kolumnie zakresu podanego w formule. Na tej podstawie formuła zwraca wartość z wybranej przez nas kolumny w danym zakresie. Omówmy poniżej wzór:

=VLOOKUP (wartość; tabela; indeks kolumny; rodzaj zwracanej wartości)

Wartość – szukana wartość

tabela – tabela przeszukiwania

indeks kolumny – numer kolumny, z której chcemy otrzymać wynik zwrotny

rodzaj wartości (opcjonalnie) – są dwie opcje do wyboru:

Wyszukiwanie poziomo działa na identycznej zasadzie, tam jednak wybieramy numer wiersza z tabeli.

Jak wspomniałem powyżej funkcje vlookup/hlookup mają dwa rodzaje zwracanych wartości: zbliżoną i dokładną. Dobrym zastosowaniem argumentu TRUE jest zwracanie oceny na podstawie wyniku. Ważne, że zbliżona wartość zwrócona przez funkcję jest najbliższa kolejnej większej w zbiorze, dlatego nasz zbiór ocen, w którym wyszukujemy powinien być najpierw przesortowany od najniższego do najwyższego. Co w przypadku gdy nie podamy żadnego argumentu rodzaju wartości? Funkcja najpierw spróbuje zwrócić dokładny wynik, a gdy go nie znajdzie zastosuje zbliżony.

Kolejnym ważnym aspektem funkcji vlookup/hlookup jest sposób zwracania wartości w przypadku duplikatów. Formuła zawsze zwraca pierwszy znaleziony wynik wyszukiwania. Vlookup może być także łączony z funkcją MATCH jeśli zależy nam na dynamicznym wyborze numeru kolumny.