Text To Column, czyli dzielenie kolumn na kilka części
Text To Column jest często używaną funkcjonalnością Excela, gdy korzystamy z plików tekstowych. Zazwyczaj kolumny w takich plikach oddzielone są od siebie przecinkami lub innymi znakami specjalnymi. Jak sobie z tym poradzić?
Otworzyłem przykładowy plik tekstowy na swoim komputerze. Zwróć uwagę, że każdy pojedynczy rekord zawiera się w jednej komórce i jest przechowywany jako tekst ciągły. Aby podzielić go na kolumny, muszę zaznaczyć kolumnę, którą chce podzielić, a następnie udać się do wstążki Dane (Data), a następnie wybrać ikonę Text to Columns (skrót klawiszowy: ALT + A + E). Pojawi się wtedy okno kreatora konwersji tekstu na kolumny.
Dane możemy dzielić na dwa sposoby:
-
Delimited – na podstawie powtarzającego się w tekście znaku specjalnego.
-
Fixed width – wybierając stałe punkty (ilość znaków) kiedy tekst ma być dzielony.
Na potrzeby przykładu wybierzmy Delimited i kliknijmy Next >. Kolejnym krokiem jest wybranie znaku specjalnego, który będzie oddzielał nasze dane. Możemy wybrać spośród tabulatorów, średników, przecinków, spacji lub możemy także sami zdefiniować znak specjalny, który będzie dzielił nasze kolumny. Okno podglądu pozwala nam także podejrzeć jaki efekt wywoła wybór któregoś ze znaków. Na potrzeby ćwiczenia wybieram przecinek (Comma) jako znak specjalny.
Ostatnim krokiem jest wybór formatu kolumn po konwersji. Możemy przejść przez każdą z nich, a także możemy zdecydować o pominięciu którejś z kolumn jeśli uznamy, że zawiera zbędne dane. Kiedy zakończyliśmy pracę z kreatorem klikamy Finish.
Jak widzisz nasza tabela uległa konwersji i dane są gotowe do pracy.
Bonus
Czy wiesz, że funkcji Text to Column możesz używać także do szybkiej konwersji danych w kolumnie? Spójrz na przykładową kolumnę L (Total Revenue) w powyższym zrzucie ekranu. W moim pliku zawiera ona wartość liczbową, która jest przechowywana jako tekst. Niestety, ale żadne sumy nie będą w tej chwili działać na tę kolumnę. Jak szybko przetworzyć dane, aby zawierały one formaty liczbowe?
Zaznacz kolumnę którą chcesz przetworzyć i przejdź do ostatniego kroku przetwarzania. Kliknij przycisk Advanced i w polu Decimal separator wstaw znak, który w tej chwili oddziela części dziesiętne w komórkach. Następnie kliknij OK i Finish. Twoja kolumna zostanie przetworzona na wartości liczbowe.
Text to Column to proste i szybkie narzędzie do konwersji kolumn. Jego nauka zajmie Ci kilka minut, a gdy już nabierzesz wprawy, praca z danymi będzie o wiele łatwiejsza i szybsza.