Zasady budowania raportów
Za każdym razem podczas tworzenia raportów zastanawiałem się jak odpowiednio prezentować dane. Zdarzyło się niejednokrotnie (szczególnie na początku kariery), że przełożony, bądź inni odbiorcy nie akceptowali raportu i odsyłali mnie z powrotem do wprowadzenia poprawek. Czasem nawet dopiero po kilku spotkaniach udawało mi się dopiero uzyskać finalną akceptację i zautomatyzować raport, aby działał zgodnie z harmonogramem. Doprowadziło mnie to jednak do zmiany sposobu pracy nad nowymi raportami. Postanowiłem podejść do tego metodycznie, dzięki czemu finalnie udało się ograniczyć komunikację i późniejsze poprawki. Oczywiście nie jest to jedyna słuszna droga, jednak ten typ pracy zadziałał w moim przypadku więc dlatego chcę Ci go przekazać. Poniżej dziesięć zasad, którymi kieruję się podczas tworzenia wszelkich raportów.
1. Znajdź swój cel.
Pierwsza i najważniejsza zasada, która tak naprawdę łączy się z pozostałymi. Nie planuj swojej pracy nad raportem jeśli nie jesteś pewny jego celu. Na wstępie postaraj się zrozumieć co odbiorcy potrzebują osiągnąć posługując się Twoim raportem. Czy chodzi o analizę sprzedaży? Czy chodzi o ocenę pojedynczego pracownika, bądź całego zespołu? Czy może trzeba podjąć decyzję o zmianie warunków handlowych dla grupy klientów? Rozumiejąc do czego Twój odbiorca będzie używał raportu jesteś w stanie zaplanować kolejne kroki.
2. Poznaj potrzeby odbiorców
Dowiedz się w miarę możliwości jak najwięcej na samym początku. Nie bój się zadawać pytań doprecyzowujących, bo im więcej informacji uzyskasz na początku, tym więcej czasu oszczędzisz w trakcie przygotowywania raportu. Pamiętaj o tym, że gdy zostanie Ci zlecony raport, to Twoi odbiorcy z góry założą, że jeśli przekazali Ci wymagania na początku, to już wiesz wszystko co Ci potrzebne, a kolejne rundy pytań doprecyzowujących mogą sprawić, że odbiorcy zaczną tracić cierpliwość, a Ty stracisz czas oczekując odpowiedzi. Sam przekonałem się o tym wiele razy, że nie wszystko zostało przekazane na początku odpowiednio i nie ma kogo winić w tym przypadku. Użytkownicy nie zawsze muszą wiedzieć o wszystkich niuansach dotyczących zestawu danych, na którym pracujesz. Podczas pierwszego spotkania postaraj się zebrać jak najwięcej informacji dotyczących raportu, dowiedz się, jakie widoki interesują Twoich odbiorców oraz w podjęciu jakich decyzji ma im pomóc raport tworzony przez Ciebie. Podsumuj na koniec spotkanie, aby upewnić się, że razem z odbiorcami zgadzacie się co do zebranych wymagań.
3. Poznaj swoje dane
Budując model danych pod Twój raport upewnij się, że znasz odpowiedzi na poniższe pytania:
-
Jakie są źródła danych w raporcie?
-
Czy mam dostęp do wszystkich danych?
-
Czy umiem opisać zależności pomiędzy danymi?
-
Czy wiem z czego wynikają konkretne obliczenia w raporcie?
Kiedy uda Ci się odpowiedzieć na powyższe pytania, prawdopodobnie jesteś w stanie przystąpić do tworzenia koncepcji modelu danych w Twoim raporcie. Utworzenie modelu danych w przemyślany sposób, zaoszczędzi czas na późniejszym opracowywaniu miar i tworzeniu wszelkich wizualizacji.
4. Zdefiniuj narzędzia odbioru
Jeśli odbiorcy nie zadeklarowali w wymaganiach jakim narzędziem chcą się posługiwać (np. raport Excelowy, prezentacja Power Point, raport PowerBI, itd.) zastanów się z jakich narzędzi będą korzystać Twoi odbiorcy (komputer, tablet, telefon, a może raport w wersji papierowej?). To bardzo ważny punkt, ponieważ ze względu na docelowe narzędzie odbioru, zdefiniujesz później sposób wizualizacji danych. Chyba nie chcesz żeby Twój odbiorca przeglądał na telefonie tabelę tysiąca rekordów, lub oglądał wykres kolumnowy w zakresie 48 miesięcy na jednym slajdzie prezentacji?
5. Przygotuj historię
Zastanów się jak chcesz zaprezentować swoje dane. Postaraj się, aby Twój raport opowiadał pewną historię. Odpowiedni układ raportu pozwoli użytkownikowi zrozumieć raport bez Twojej prezentacji. Pamiętaj, aby przechodzić od ogółu do szczegółu. Raport, który opowiada pewną historię w sposób zorganizowany jest łatwy w odbiorze. Przykładem może być raport dotyczący wyników pracy działów operacyjnych. Dyrektora departamentu, w którym pracuje 100 osób podzielonych na 10 zespołów nie będą obchodziły indywidualne wyniki. Zaprezentujesz mu najpierw sumaryczne wyniki. Następnie wyniki możesz podzielić na zespoły ze wskazaniem odpowiednich trendów. Kierownicy zespołów będą zainteresowani wynikami swoich podwładnych. Podczas codziennego spotkania dotyczącego wyników operacyjnych kierownicy po zapoznaniu się z wynikami swoich zespołów będą w stanie łatwo odpowiedzieć dyrektorowi na wszystkie pytania, które mogą się pojawić, natomiast dyrektor znając ogólny wynik departamentu będzie wiedział, czy któryś konkretny zespół wymaga jego uwagi.
6. Diabeł tkwi w szczegółach
Przygotowując raport, dobrą praktyką jest przygotowanie karty technicznej raportu. Twoi odbiorcy nie muszą jej widzieć, natomiast Tobie pozwoli ona sprawdzić czy wszystkie obliczenia zostały wykonane poprawnie. Posłużymy się tutaj przykładem z poprzedniego punktu. Raportując wykonanie w danym zespole upewnij się, że suma wykonania wszystkich pracowników w karcie zespołu równa się podsumie tego zespołu w karcie departamentu. Jeśli obliczenia na danym etapie nie będą się zgadzać wywoła to zamieszanie wśród odbiorców, a także obniży Twoją wiarygodność jako analityka danych.
7. Prostota jest kluczem
Nie zawsze skomplikowane wizualizacje są potrzebne. Staraj się używać rozsądnie etykiet danych, aby odpowiednio zwracały uwagę Twoich odbiorców. Umiejętne użycie kolorów na wykresach czy formatowanie warunkowe pozwoli na łatwe przeprowadzenie przez raport i zwrócenie uwagi na najważniejsze punkty. Pamiętaj także o zachowaniu porządku, np. jeśli tworzysz prezentację w Power Point to upewnij się, że wszystkie czcionki są jednakowej wielkości na różnych slajdach. Zwróć także uwagę jeśli umieszczasz tabele danych, czy mają jednakowe szerokości, i czy znajdują się w tym samym miejscu. Tworzenie raportów poza umiejętnościami technicznymi wymaga także poczucia estetyki.
8. Dokumentuj swoją pracę
Dokumentacja niestety jest nudna, ale zaoszczędzi Ci późniejszych dodatkowych pytań, lub pozwoli innym analitykom łatwo wdrożyć się w technikalia związane z Twoim raportem. Jeśli tworzysz interaktywny raport (np. w Power BI) wstaw małą ikonę informacyjną, która po kliknięciu wyświetli pole tekstowe z opisem karty i zastosowanych miar. Zaoszczędzi Ci to dodatkowych pytań od użytkowników, a im także pozwoli na zrozumienie i utrwalenie sobie informacji zawartych w raporcie.
9. Zaprezentuj raport na zimno
To, że Ty rozumiesz ten raport nie znaczy, że zrozumieją go Twoi odbiorcy. Jeśli masz możliwość poproś inną osobę o przejrzenie Twojego raportu po minimalnym wdrożeniu w jego koncepcję. Pozwoli Ci to dokonać wstępnej ewaluacji Twoich działań i wyeliminować błędy przed prezentacją raportu docelowym odbiorcom.
10. Zbierz opinię odbiorców
Nie bój się pytać o ocenę swojej pracy przy każdej okazji. Konstruktywny feedback od Twoich odbiorców pozwoli Ci wyeliminować błędy w realizacji przyszłych zadań, a także pozytywnie wpłynie na odbiór Twojej osoby.
Można powiedzieć, że są opisane oczywiste rzeczy, a jednak w ferworze pracy często o tych podstawach zapominamy.
Super artykuł, czekam na więcej ?
Niby oczywiste, a często jednak nam umykają.
Dziękuję za miłe słowa i oczywiście zapraszam do nowych treści już niedługo 🙂